Programme détaillé – Formation Google Workspace (1 à 3 jours)

🧭 Jour 1 – Découverte et prise en main

Cette première journée est consacrée à la découverte des outils fondamentaux de la suite Google Workspace et à la mise en place d’une organisation numérique claire et structurée. Elle s’adresse aussi bien aux débutants qu’aux personnes souhaitant formaliser leurs pratiques actuelles.

Contenus abordés :

• 🧑‍💻 Création ou optimisation des comptes Google Workspace : paramétrages initiaux, sécurisation, gestion des profils et des accès.
• ✉️ Introduction à Gmail : tri automatique, création de libellés et filtres personnalisés, signatures professionnelles, réponses automatiques et priorisation des messages.
• 📂 Google Drive : structuration des dossiers, gestion des droits d’accès (partage restreint, public ou interne), synchronisation Drive/ordinateur et méthodes pour éviter la dispersion des fichiers.
• 📝 Google Docs : création de documents partagés, travail collaboratif en temps réel, commentaires et suggestions, modèles réutilisables pour gagner du temps.
• 📅 Google Agenda : création de calendriers, événements récurrents, partage avec l’équipe, notifications intelligentes, synchronisation multi-appareils.
• 💡 Bonnes pratiques d’organisation : nommage des fichiers, structuration hiérarchique, raccourcis utiles et premiers réflexes pour un environnement de travail efficace.

👉 Objectif du Jour 1 : maîtriser les fondamentaux des outils collaboratifs Google afin d’adopter une organisation numérique professionnelle et structurée, adaptée à votre activité.

💻 Jour 2 – Approfondissement et automatisation

Cette deuxième journée est dédiée à l’exploration des fonctionnalités avancées et à la mise en place de processus automatisés pour fluidifier votre quotidien professionnel. L’accent est mis sur l’intégration des outils entre eux pour créer un véritable écosystème productif.

Contenus abordés :

• 📊 Google Sheets avancé :
  • Utilisation de formules et fonctions puissantes (RECHERCHEV, IMPORTRANGE, ARRAYFORMULA, filtres dynamiques).
  • Tableaux de bord interactifs.
  • Protection des plages, collaboration à plusieurs et commentaires ciblés.
• 📂 Drive avancé :
  • Gestion fine des droits (rôles éditeur, lecteur, commentateur).
  • Organisation d’espaces d’équipe.
  • Gestion des versions et restauration de fichiers.
• 🤝 Paramétrages collaboratifs :
  • Liens entre Agenda, Docs, Sheets et Drive.
  • Utilisation des commentaires croisés, mentions et notifications automatiques.
  • Paramétrage des accès externes et intégration dans les flux de travail quotidiens.
• 📝 Google Forms :
  • Création de formulaires avancés (logique conditionnelle, sections, validations).
  • Collecte automatique dans Google Sheets et exploitation des réponses.
  • Cas pratiques : enquêtes internes, inscriptions, formulaires RH, feedbacks clients.
• ⚡ Automatisation simple :
  • Intégration entre outils via Google Apps Script (niveaux accessibles).
  • Automatisation des notifications et mises à jour de données.
  • Connexion avec Gmail et Agenda pour des flux automatisés.

👉 Objectif du Jour 2 : apprendre à gagner du temps en exploitant pleinement le potentiel collaboratif et automatisé de Google Workspace, tout en adaptant les outils à votre organisation.

🚀 Jour 3 – Stratégie et mise en place personnalisée

La troisième journée vise à transformer votre usage de Google Workspace en une organisation numérique robuste, durable et personnalisée. Elle est particulièrement adaptée aux entreprises, aux équipes ou aux profils souhaitant devenir autonomes dans la structuration de leur environnement de travail collaboratif.

Contenus abordés :

• 🧠 Études de cas réels : analyse de votre situation (entreprise, projet, équipe) et identification des leviers de productivité à activer.
• 🧭 Mise en place d’une organisation numérique complète :
  • Structuration des arborescences Drive partagées.
  • Modèles de documents pour homogénéiser la communication.
  • Organisation des calendriers et des espaces collaboratifs selon les rôles dans l’équipe.
• 🧑‍🏫 Formation d’équipes internes :
  • Création de guides internes.
  • Formation relais pour que vos collaborateurs soient autonomes.
  • Gestion des droits d’administration et de sécurité.
• 🛠️ Création de modèles réutilisables : documents types, tableaux Sheets automatisés, formulaires standardisés.
• 🔐 Sécurité, raccourcis et astuces avancées :
  • Gestion des accès sensibles.
  • Paramétrages de sauvegarde et prévention des pertes de données.
  • Trucs et astuces pour accélérer votre navigation (commandes rapides, extensions utiles, automatisations personnalisées).

👉 Objectif du Jour 3 : repartir avec une infrastructure numérique parfaitement adaptée à votre activité, durable, sécurisée et facilement transmissible à vos équipes. Vous saurez non seulement utiliser les outils, mais aussi structurer un environnement professionnel complet.

Récapitulatif rapide

JourThème principalObjectifJour 1Découverte et prise en mainMaîtriser les bases de Gmail, Drive, Docs et Agenda pour une utilisation structuréeJour 2Approfondissement et automatisationExploiter Sheets, Drive et Forms en profondeur, connecter les outils et automatiser des tâchesJour 3Stratégie et mise en place personnaliséeConstruire une organisation numérique complète, former une équipe et sécuriser vos données

Ce programme progressif permet de s’adapter aussi bien aux débutants qu’aux équipes déjà expérimentées, en combinant apprentissage pratique, cas concrets, et mise en place personnalisée.